Beboerforeningen Fredensgade Vest

Beboerforeningen
FREDENSGADE VEST

Privatlivs- og cookiepolitik

Beboerforeningen Fredensgade Vest

Senest opdateret: 31. august 2026

Vi passer godt på dine personoplysninger – altså oplysninger, der kan knyttes til dig. Her kan du hurtigt og nemt læse, hvilke oplysninger vi bruger, hvorfor vi bruger dem, og hvilke rettigheder du har.

Politikken gælder, når du besøger hjemmesiden, kontakter os, bliver medlem, lejer Beboerhuset, deltager i aktiviteter eller på anden måde har kontakt med BFV.

1. Hvem har ansvaret for dine oplysninger?

Beboerforeningen Fredensgade Vest (BFV) er dataansvarlig. Det betyder, at foreningen bestemmer, hvorfor og hvordan vi bruger personoplysninger.

Kontakt os gerne, hvis du har spørgsmål eller er bekymret for, hvordan vi bruger dine oplysninger.

2. Hvilke oplysninger bruger vi – og hvorfor?

Det afhænger af, hvordan du har kontakt med foreningen. Vi bruger kun de oplysninger, der er nødvendige for den konkrete opgave.

  • Medlemskab: Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, oplysninger om kontingent og eventuel bopæl i foreningens område. Vi bruger dem til at administrere medlemskabet, opkræve kontingent, kontakte medlemmer og håndtere medlemsrettigheder.
  • Booking og leje: Kontaktoplysninger samt oplysninger om forespørgslen, arrangementet, lejeperioden, betalingen og vores beskeder til hinanden. Vi bruger dem til at administrere bookingen og opfylde lejeaftalen.
  • Betaling og regnskab: Navn, beløb, dato og relevante betalingsoplysninger. Vi bruger dem til at registrere betalinger og dokumentere foreningens regnskab.
  • Foreningsarbejde: Oplysninger om roller i bestyrelsen eller som frivillig, møder, udlæg og anden nødvendig administration.
  • Brug af hjemmesiden: Tekniske oplysninger som IP-adresse, browseroplysninger og dit cookievalg. De bruges til sikker drift og – efter samtykke – til besøgsstatistik og kortvisning.
  • Billeder og arkiv: Billeder fra aktiviteter, ældre billeder, beboerblade og andet historisk materiale. Det bruges til at fortælle om foreningen og bevare relevant lokalhistorie.

Vi får normalt oplysningerne direkte fra dig. Vi beder som udgangspunkt ikke om følsomme personoplysninger, CPR-nummer eller kopier af legitimation. Hvis vi undtagelsesvis har brug for sådanne oplysninger, fortæller vi dig hvorfor og på hvilket lovligt grundlag.

Medlemsoplysninger gemmes som udgangspunkt i Unioo, hvor adgangen er begrænset.

3. Hvornår må vi bruge oplysningerne?

Vi bruger kun personoplysninger, når reglerne giver os lov til det. Grundlaget kan være:

  • Aftale: Når oplysningerne er nødvendige for et medlemskab, en booking eller en anden aftale (GDPR artikel 6, stk. 1, litra b).
  • Lovkrav: Når BFV skal følge loven, for eksempel reglerne om regnskab og bogføring (litra c).
  • Legitime interesser: Når vi besvarer henvendelser, administrerer foreningen, beskytter hjemmesiden eller bevarer relevant historisk materiale. Vi vurderer altid BFV’s behov over for dine rettigheder (litra f).
  • Samtykke: Når vi bruger besøgsstatistik, viser Google Maps eller offentliggør billeder af genkendelige personer (litra a). Du kan altid trække dit samtykke tilbage.

4. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Vi gemmer kun personoplysninger, så længe vi har brug for dem. Perioden afhænger af formålet, lovkrav og eventuelle krav, som BFV skal kunne dokumentere eller forsvare.

  • Henvendelser: Slettes, når sagen er afsluttet, og vi ikke længere har en saglig grund til at gemme dem.
  • Medlemsoplysninger: Gemmes, mens medlemskabet er aktivt. Derefter gemmes de kun, så længe der er et administrativt eller retligt behov.
  • Booking og aftaler: Gemmes, så længe det er nødvendigt for aftalen og eventuelle efterfølgende krav.
  • Regnskabsmateriale: Når bogføringslovens regler gælder, gemmer vi som udgangspunkt materialet i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, det vedrører.
  • Billeder og historisk materiale: Kan gemmes længere, hvis der stadig er et lovligt og sagligt dokumentations- eller arkivformål.

Når vi ikke længere har en lovlig og saglig grund til at gemme oplysningerne, sletter eller anonymiserer vi dem.

5. Billeder, sociale medier og vores arkiv

BFV kan tage billeder ved aktiviteter og arrangementer. Vi offentliggør kun billeder af genkendelige personer, når vi har et gyldigt samtykke. For børn skal den, der har forældremyndigheden, give samtykke. Vi offentliggør ikke private eller udstillende billeder.

Du kan altid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os. Vi fjerner derefter billedet fra de kanaler, BFV selv styrer. Det ændrer ikke ved, at offentliggørelsen var lovlig, mens samtykket gjaldt.

Før vi offentliggør ældre billeder, beboerblade eller andet historisk materiale, vurderer vi indholdet, alderen, sammenhængen og hensynet til de personer, der optræder. Genkendelige personer må kun offentliggøres, når det nødvendige samtykke kan dokumenteres. Ellers redigerer eller anonymiserer vi materialet, begrænser adgangen eller lader være med at offentliggøre det.

Når du bruger BFV’s Facebook- eller Instagram-side, kan både BFV og Meta bruge oplysninger om dig. Meta bruger også oplysninger til egne formål. Ved Facebooks sideindsigt deler BFV og Meta ansvaret for dele af behandlingen efter Metas gældende ordning.

6. Hvem deler vi oplysninger med?

BFV sælger aldrig personoplysninger. Vi bruger kun leverandører, når de er nødvendige for at drive foreningen eller levere en bestemt tjeneste. Det omfatter blandt andet:

  • Simply.com: Hjemmeside og e-mail.
  • Iubenda: Cookie-banner, samtykkevalg og dynamisk cookiepolitik.
  • Unioo: Medlemsadministration.
  • Canva: Dokumenter, grafik og billedbehandling.
  • Google Ireland Limited: Google Analytics 4 til besøgsstatistik og Google Maps Widget til kortvisning.
  • Meta Platforms Ireland Limited: Facebook og Instagram.

Når en leverandør bruger oplysninger på BFV’s vegne, sørger vi for det nødvendige aftalegrundlag, for eksempel en databehandleraftale. Nogle leverandører er selv dataansvarlige for deres egen brug af oplysninger.

Vi kan også dele oplysninger med for eksempel en bank, kommune, myndighed, fond, tilskudsgiver eller anden samarbejdspartner. Det gør vi kun, når det er nødvendigt og lovligt.

Nogle leverandører kan bruge oplysninger eller give adgang til dem fra lande uden for EU/EØS. Hvis det sker, sikrer vi, at overførslen følger databeskyttelsesreglerne og har et gyldigt lovligt grundlag.

7. Sådan beskytter vi oplysningerne

Vi beskytter oplysningerne med sikre tekniske løsninger og faste arbejdsgange. Kun personer med et sagligt behov får adgang. Adgangen ændres, når roller eller opgaver ændrer sig.

Medlemslister og oplysninger om betaling bliver ikke lagt offentligt frem eller offentliggjort på hjemmesiden.

8. Dine rettigheder

Når BFV bruger oplysninger om dig, kan du have ret til at:

  • Indsigt: Se, hvilke personoplysninger vi bruger om dig.
  • Rettelse: Få forkerte eller mangelfulde oplysninger rettet.
  • Sletning: Få oplysninger slettet, når reglerne giver dig ret til det.
  • Begrænsning: Få begrænset, hvordan vi bruger oplysningerne, i visse tilfælde.
  • Indsigelse: Protestere mod, at vi bruger oplysninger på grundlag af vores legitime interesser.
  • Dataportabilitet: Få udleveret visse oplysninger i et almindeligt, maskinlæsbart format, når reglerne giver ret til det.
  • Tilbagekaldelse: Trække et samtykke tilbage. Det ændrer ikke ved, at brugen var lovlig, mens samtykket gjaldt.

Kontakt os via oplysningerne i afsnit 1, hvis du vil bruge dine rettigheder. Hvilke rettigheder du har, afhænger af den konkrete situation.

Kontakt os gerne, hvis du er utilfreds med den måde, vi bruger dine oplysninger på. Du kan også klage til Datatilsynet:

Hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller personfølsomme oplysninger, bør du sende den via Digital Post frem for almindelig e-mail.

9. Cookies og dine valg

Cookies er små datafiler, som kan gemmes på din computer, mobiltelefon eller anden enhed. Nødvendige cookies kan bruges uden samtykke. Andre cookies og eksterne tjenester forbliver blokeret, indtil du giver det relevante samtykke.

  • Måling: Google Analytics 4 bruges til besøgsstatistik og aktiveres først efter samtykke.
  • Oplevelse: Google Maps Widget bruges til kortvisning og aktiveres først efter samtykke.

Iubenda viser cookie-banneret, gemmer dit valg og blokerer tjenester, der kræver samtykke. Du kan altid ændre eller trække dit valg tilbage via hjemmesidens cookieindstillinger.

Den aktuelle oversigt over cookies findes i Iubendas dynamiske cookiepolitik. Her kan du se formål, leverandører og opbevaringsperioder. Den dynamiske cookiepolitik supplerer denne politik.

10. Når vi ændrer politikken

Vi opdaterer politikken, når BFV ændrer sin brug af personoplysninger eller tjenester, eller når reglerne ændrer sig. Datoen øverst viser, hvornår politikken sidst blev opdateret.